Chương 7: Những ứng dụng trong kinh doanh

Khi tài liệu trở nên linh hoạt hơn về hình thức, phong phú hơn về nội dung, và ít lệ thuộc vào giấy hơn, thì những phương pháp con người cộng tác và giao lưu với nhau sẽ phong phú hơn và không bị hạn chế theo khu vực. Hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động, từ kinh doanh, giáo dục, cho tới vui chơi giải trí, đều hưởng lợi thế đó. Xa lộ thông tin sẽ cách mạng hóa sự truyền thông liên lạc thậm chí còn mạnh mẽ hơn cách mà nó cách mạng hóa ngành điện toán. Điều này hiện đang bắt đầu diễn ra.

Bởi vì hầu hết những ngành kinh doanh có hiệu quả nhất đều có lợi thế hơn các đối thủ cạnh tranh, và những công ty biết đón nhận công nghệ mới đều thành công hơn các công ty khác. Tài liệu điện tử và mạng sẽ tạo cơ hội cho các nhà kinh doanh cải thiện việc quản lý thông tin, dịch vụ, và sự hợp tác bên trong và bên ngoài của công ty. Máy điện toán cá nhân đã có ảnh hưởng to lớn đến các ngành kinh doanh. Nhưng tác động lớn nhất của nó chỉ xảy ra khi máy điện toán cá nhân bên trong và bên ngoài công ty được nối mạng với nhau.

Trong thập niên tới, các ngành kinh doanh trên thế giới sẽ biến đổi. Phần mềm sẽ trở nên thân thiện hơn, và công ty sẽ đặt bộ não cơ cấu tổ chức của họ lên mạng, và nó sẽ tới tận từng công nhân, và vượt xa hơn vào thế giới của các nhà cung cấp, những người làm công tác tư vấn và tới khách hàng. Việc đó dẫn tới kết quả là những công ty nhỏ thường hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Và cuối cùng, khi xa lộ thông tin đến được những vùng đô thị ít quan trọng hơn, nhiều ngành kinh doanh sẽ phân tán hoạt động của họ, và các thành phố, cũng giống như các công ty, sẽ thu gọn bớt tầm cỡ của nó.

Chỉ trong vòng 5 năm tới, dải thông của các phương tiện truyền thông xuất hiện ở các vùng đô thị sẽ tăng gấp 100 lần, bởi vì các nhà cung cấp mạng sẽ cạnh tranh nhau để nối mạng cho những trung tâm có nhiều người sử dụng. Kinh doanh sẽ là ngành đầu tiên sử dụng những mạng cao tốc này. Và kinh doanh cũng là ngành đầu tiên tiếp nhận mọi kĩ thuật mới về máy điện toán, bởi lợi ích về tài chánh thu được nhờ hệ thống thông tin tiên tiến đã được chứng minh.

Những nhà quản lý của các công ty lớn, nhờ rồi sẽ bị hoa mắt về những khả năng mà kĩ thuật thông tin mang lại. Trước khi bắt tay vào việc đầu tư, hãy nhớ rằng một máy tính chỉ là một công cụ giúp giải quyết vấn đề đồng dạng mà thôi. Chứ nó không phải là một cái đũa thần có thể giải quyết mọi vấn đề như nhiều người từng nghĩ. Nếu tôi nghe một nhà kinh doanh nào đó nói rằng, "Công ty tôi đang bị lỗ, có lẽ tôi phải mua một máy điện toán", thì tôi sẽ khuyên ông ta rằng hãy nghĩ lại chiến lược hoạt động của mình trước khi đầu tư. Quy luật thứ nhất là việc áp dụng sự tự động hóa vào một công ty kinh doanh có hiệu quả thì chính nó sẽ nhân rộng hiệu quả đó ra. Quy luật thứ hai là việc áp dụng sự tự động hóa vào một công ty kinh doanh không có hiệu quả nó sẽ nhân rộng tính không hiệu quả đó lên.

Thay vì lao đi mua sắm các trang thiết bị tiên tiến nhất cho công ty, các nhà quản lý ở các công ty, dù lớn dù nhỏ, trước tiên nên suy nghĩ, nên bắt tay vào công việc kinh doanh như thế nào. Những quy trình nào là quy trình cơ bản, và các cơ sở dữ liệu của nó ra sao? Nói cách khác, thông tin sẽ hoạt động như thế nào?

Chẳng hạn, khi có một khách hàng gọi đến để mua sản phẩm nào đó, liệu tất cả những thông tin về kinh doanh của bạn như: thể thức thanh toán, đã có phàn nàn khiếu nại nào chưa, ai là những người của công ty làm việc với khách hàng, có xuất hiện ngay trên màn hình của họ không. Kĩ thuật để làm việc này rất dễ dàng, và khách hàng ngày càng mong muốn trình độ phục vụ càng cao hơn. Nếu hệ thống thông tin của bạn không thể cung cấp ngay được các thông tin tối thiểu như chất lượng sản phẩm, giá cả thì bạn sẽ mất khách hàng về tay những đối thủ có hệ thống thông tin phục vụ khách hàng tốt hơn.

Một công ty cũng có thể kiểm tra tất cả tiến trình nội bộ của nó như: kiểm tra nhân viên, kế hoạch công tác, phân tích các thương vụ, và kế hoạch phát triển sản xuất, xác định phương pháp để hệ thống mạng và những thiết bị cung cấp dịch vụ thông tin điện tử có thể góp phần thúc đẩy tiến trình sản xuất đạt hiệu quả cao hơn.

Rồi đây, sẽ có sự thay đổi trong quan niệm của chúng ta và cả trong việc sử dụng máy điện toán cá nhân như là một công cụ kinh doanh. Khi tôi còn nhỏ, tôi thường tưởng tượng rằng máy điện toán là một thứ gì đó rất lớn và rất mạnh. Ngân hàng sử dụng hàng lô máy điện toán. Các hãng hàng không sử dụng máy điện toán để theo dõi hệ thống đặt vé. Chúng là những công cụ trong những cơ sở đồ sộ, quy mô, và là một phần của những ngành kinh doanh mà trước đây phải tuyển dụng số đông nhân viên để làm công việc đồ họa và đánh máy.

Máy điện toán cá nhân, như chính tên gọi của nó đã gợi ý, là một công cụ của cá nhân, dù cá nhân đó làm việc trong một công ty lớn. Chúng tôi đang nghĩ cách sử dụng máy điện toán cá nhân nhiều hơn nhằm giúp cho công việc thuận lợi hơn.

Những người công tác độc lập, dùng máy điện toán cá nhân để viết, để tạo ra bất cứ hình thức văn bản, thư từ nào, và khám phá ra những biện pháp, phương án công tác tốt hơn. Một kẻ lạc hậu có thể hỏi một câu như sau, "Nếu ông Churchill trước đây dùng một bộ xử lý từ thì có chắc là những tác phẩm của ông sẽ hay hơn không? Và liệu ông Cicero có được những bài diễn văn tuyệt vời trước thượng nghị viện của ý không?" Những kẻ chỉ trích đó cho rằng người ta đạt được những chiến tích vang dội như vậy đâu có cần đến công cụ hiện đại, còn chúng ta có thể mạnh dạn nói rằng những công cụ tốt nâng cao năng suất hoạt động của con người. Chúng ta chỉ cần suy nghĩ xem thành quả của nghệ sĩ được hỗ trợ như thế nào, nhưng có điều rõ ràng là máy điện toán cá nhân giúp cải tiến các quá trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công việc lên mức cao độ hơn.

Trong chiều dài của lịch sử, chúng ta có biết bao nhiêu những nhà báo vĩ đại, nhưng trong thời đại ngày nay, việc kiểm tra các sự kiện dễ dàng hơn nhiều, việc chuyển thông tin từ hiện trường về tòa soạn, và thông qua các phương tiện điện tử, việc liên lạc với các nguồn tin, với tổng biên tập, và thậm chí cả với độc giả dễ dàng hơn nhiều. Thêm vào đó, những biểu đồ và hình ảnh biểu thị chất lượng cao cũng giúp cho công việc rất nhiều. Chúng ta chỉ cần xem cách trình bày các chủ đề khoa học là đủ thấy lợi thế của những công cụ này. Vài mươi năm trước đây, việc tìm được những minh họa về khoa học có chất lượng cao là công việc dễ dàng gì, trừ các sách khoa học hoặc tạp chí chuyên dùng như tạp chí Scientific American. Ngày nay, một số báo hàng ngày có trình bày những mẩu tin khoa học khá tốt, một phần là nhờ các phần mềm của máy điện toán cá nhân giúp trong việc vẽ và minh họa cho nội dung của bài báo nhanh chóng và sinh động hơn.

Các ngành kinh doanh lớn nhỏ đều có thể tận dụng mọi lợi thế khác nhau của máy điện toán cá nhân. Nhưng những ngành kinh doanh nhỏ, từng được coi là những người được hưởng lợi lớn nhất. Họ là chủ đồng thời là nhân viên. Trước đây, họ phải làm tất cả mọi việc, nay chỉ cần một máy điện toán cá nhân và một số phần mềm là nó có thể thay thế phần lớn công việc, nhờ vậy, các công ty nhỏ có thể cạnh tranh có hiệu quả hơn các công ty lớn.

Còn đối với các công ty lớn, lợi ích to lớn nhất mà máy điện toán đem lại là nó giúp cải thiện sự phân phối thông tin để cho mọi người đều có thể sử dụng được. Máy điện toán giúp giảm hành chánh phí cho các công ty lớn xuống mức tối đa. Thư điện tử mang lại lợi thế cho các công ty lớn nhiều hơn so với các công ty nhỏ.

Một trong những cách đầu tiên mà Microsoft bắt đầu sử dụng công cụ thông tin trong nội bộ bằng cách loại bỏ các báo cáo in trên giấy. Tại nhiều công ty lớn, khi bạn bước vào phòng các giám đốc cấp cao, bạn thấy hàng chồng các báo cáo tài chánh hàng tháng được bao bọc cẩn thận xếp trên các kệ sách. Tại Microsoft, các số liệu đó chỉ tồn tại trong máy điện toán. Khi có ai cần tài liệu chi tiết hơn, có thể kiểm tra theo thứ tự thời gian, địa điểm, hoặc bằng nhiều cách khác. Khi lần đầu tiên chúng tôi làm báo cáo tài chánh trên mạng trực tuyến, người ta bắt đầu nhìn các số liệu theo một cách khác.

Ví dụ, họ bắt đầu phân tích tại sao doanh số bán ra của chúng tôi tại địa phương này lại khác với doanh số bán của các địa phương khác. Vì tất cả chúng tôi đều làm việc bằng thông tin, cho nên chúng tôi phát hiện ra nhiều sai sót. Bộ phận xử lý dữ liệu của chúng tôi nói: "Chúng tôi xin lỗi về những sai sót này, nhưng từ trước đến nay, chúng tôi vẫn tính toán như vậy mỗi tháng một lần và gởi đi khắp nơi trong suốt 5 năm trời nhưng chưa họ có ai nêu lên vấn đề này". Thực ra, người ta không dùng thông tin in nhiều để có thể phát hiện ra những sai sót của nó.

Lần đầu tiên, khi các loại bảng biểu điện tử xuất hiện vào năm 1978, nó đã giải phóng rất nhiều công sức và giấy bút. Lợi thế của các loại bảng biểu này là trong mỗi mục của bảng biểu, người ta đều cài một công thức và chúng có liên quan mật thiết với tất cả các mục của bảng biểu. Bất cứ một sự thay đổi về giá trị của một cột, hay hàng nào đều ảnh hưởng lập tức tới kết quả của các mục khác, mà không cần phải tính toán lại.

Một trong những loại bảng biểu tôi thường sử dụng nhất là Microsoft Excel. Bảng biểu này có một đặc điểm nổi bật là nó giúp bạn nắm kết quả số liệu bằng vô vàn cách khác nhau, từ những số liệu tổng quát nhất với từng chi tiết một của một khâu kinh doanh, hay một mặt hàng nào đó bạn cần.

Tại hãng Microsoft, hàng tháng bảng biểu này được gởi qua máy điện toán tới tất cả các bộ phận của hãng. Giám đốc mại vụ có thể so sánh doanh số bán ra giữa các khu vực hay với kết quả của năm trước. Giám đốc sản phẩm có thể kiểm tra số lượng sản phẩm bán ra tại từng nước hay từng hệ thống bán hàng. Bảng biểu đó bao gồm hàng ngàn khả năng khác nhau, tất cả chỉ bằng một động tác là kích chuột, hoặc lôi thả.

Chẳng bao lâu nữa, khi tốc độ được tăng lên, máy điện toán sẽ có thể cho xuất hiện trên màn hình các hình đồ họa không gian ba chiều cao cấp. Những khả năng đó cho phép chúng ta xem dữ liệu một cách hữu hiệu hơn nhiều so với hình ảnh hai chiều hiện nay. Những tiến bộ khác sẽ giúp chúng ta khai thác cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn bằng cách nêu câu hỏi, chẳng hạn: "Sản phẩm nào hiện đang bán chạy nhất?"

Những sáng kiến đó sẽ trước hết thể hiện xu hướng chủ đạo trong hệ thống công việc văn phòng có khối lượng lớn như: thiết bị xử lý từ, kĩ thuật phần mềm dùng cho bản tính mở rộng, hệ thống trình bày công việc, chương trình thiết lập cơ sở dữ liệu, và thư điện tử. Một số người đề xuất rằng những công cụ này hiện rất có hiệu quả và chúng ta không cần tạo thêm phiên bản mới. Nhưng cũng đã có người nghĩ về phần mềm cách đây hơn năm hay mười năm. Trong những năm tới, khi máy nhận biết được giọng nói, những giao diện xã hội, và việc nối mạng với xa lộ thông tin đều được đưa vào trong các ứng dụng chủ yếu, và tôi nghĩ rằng cá nhân hay công ty rồi sẽ nhận ra tính ưu việt của những ứng dụng này.

Những cải tiến lớn nhất trong năng xuất sản xuất, và những thay đổi lớn trong nếp làm việc của chúng ta sẽ do mạng mang lại. Tác dụng ban đầu của máy điện toán cá nhân là để tạo lập văn bản, công việc mà trước đây phải đánh máy rồi in ra giấy để phân phối cho những nơi cần. Mạng máy điện toán cá nhân đầu tiên giúp cho người ta có thể dùng chung máy in và lưu trữ tài liệu trong các máy trung tâm. Hầu hết các mạng đầu tiên này chỉ nối khoảng trên 20 máy điện toán lại với nhau. Khi mạng phát triển rộng ra, các mạng được nối với nhau và nối tiếp vào mạng Internet nhờ vậy tất cả những người sử dụng đều có thể liên lạc được với nhau.

Ngày nay, truyền thông liên lạc chủ yếu dùng loại tập tin ngắn, nhưng bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như đã đề cập trong chương 6. Hiện nay ngày càng có nhiều công ty muốn chia sẻ những lợi ích mà mạng đem lại cho tất cả nhân viên trong công ty, những người đã có máy nối với mạng, thường với khoản phí rất thấp. Chi nhánh của Hãng Microsoft tại Hy Lạp chẳng hạn, phải chi cho việc nối với mạng toàn cầu của hãng chúng tôi khoản tiền cao hơn nhiều so với quỹ lương của chi nhánh.

Hiện nay, thư điện tử đã trở thành công cụ quan trọng để trao đổi tin tức. Các quy ước về in ấn cũng theo đó có những thay đổi. Nếu bạn muốn cho câu viết của bạn hàm ý hài hước, bạn có thể sử dụng các dấu, nếu bạn xem theo chiều ngang của tờ giấy, bạn sẽ nhận ra ngay đó là gương mặt đang mỉm cười. Ngược lại bạn có thể sử dụng các dấu (để thể hiện gương mặt thể hiện sự thất vọng)

Thông thường, các công ty kinh doanh thông báo tin tức nội bộ bằng cách đánh máy, in ra rồi gửi thông báo đi, hoặc dùng điện thoại, hoặc triệu tập các cuộc họp. Phải tốn rất nhiều thời gian và cả tiền bạc mới có thể có được những quyết định cần thiết. Những công ty nào cứ tiếp tục phương pháp cũ này có nguy cơ không cạnh tranh nổi với những công ty áp dụng những biện pháp nhanh hơn, hiệu quả hơn và thậm chí giảm bớt các tầng lớp quản lý nhưng vẫn hoạt động rất có hiệu quả.

Tại hãng Microsoft, chúng tôi ứng dụng kĩ thuật thư điện tử rất sớm, từ những năm 80. Thậm chí khi hãng mới chỉ có vài chục nhân viên, hệ thống này đã tỏ ra rất có hiệu quả. Thư điện tử dùng để thay thế tất cả: thông báo các loại, trao đổi các vấn đề kĩ thuật, báo cáo... Nó góp phần rất lớn vào sự thành công của chúng tôi. Ngày nay Microsoft đã là một hàng có hàng ngàn công nhân, hệ thống đó càng trở nên quan trọng hơn.

Dịch vụ thư điện tử rất dễ sử dụng. Để gởi một mẫu tin điện tử, tôi chỉ cần nhấp trên biểu tượng có ghi chữ Compose và màn hình sẽ hiện ra một mẫu điện thoại đơn giản. Đầu tiên tôi nhập tên của người nhận hay cũng có thể chọn một cái tên trong danh sách địa chỉ điện tử. Tôi cũng có thể ghi rõ là tôi muốn gửi cho nhóm người nhận. Chẳng hạn như tôi vẫn thường gửi các mẫu tin cho những công nhân chủ yếu đang cùng tôi soạn thảo phiên bản Microsoft Office, và trong danh mục địa chỉ của tôi có địa chỉ Office và nếu tôi chọn địa chỉ đó thì mẫu tin của tôi sẽ đến được tất cả những người có liên quan. Khi bức thông điệp được chuyển đi, thì tên của tôi tự động xuất hiện trên ô người gởi. Sau đó tôi nhập mục trích yếu để người nhận biết ngay nội dung của mẫu tin khi nhận được, và bây giờ tôi bắt đầu đánh nội dung vào.

Một mẫu tin điện tử thường chỉ chứa một hay hai câu là cùng, không cần phải văn hoa chào hỏi. Tôi có thể gởi một bức thông điệp đến ba hay bốn người với nội dung ngắn gọn: "Hoãn cuộc họp lúc 11 giờ sáng thứ hai, và sử dụng thời gian đó để mỗi người chuẩn bị cho bảng tường trình vào thứ ba. Có gì thắc mắc không?" Và những mẫu tin trả lời cho tôi chỉ vẻn vẹn có một chữ "Tốt".

Nếu bạn có cảm giác rằng những mẫu tin đó quá ngắn gọn thì bạn nên nhớ rằng hầu hết nhân viên làm việc trong hãng Microsoft mỗi ngày nhận hàng chục mẫu tin như vậy. Một thư điện tử có nội dung ngắn gọn giống như một câu hay một câu hỏi trong một cuộc họp, mà một người nào đó nghĩ đến hoặc một yêu cầu thông qua phương tiện thông tin liên lạc. Hãng Microsoft sử dụng thư điện tử để phục vụ cho công việc kinh doanh, nhưng cũng giống như điện thoại trong các văn phòng, nó phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của cá nhân và xã hội. Chẳng hạn, những vận động viên đi bộ có thể tiếp xúc với tất cả các thành viên trong câu lạc bộ đi bộ của Microsoft trong cuộc thi leo núi. Và chắc chắn có một vài người có tính lãng mạn trong công ty Microsoft đã tận dụng lợi thế của dịch vụ thư điện tử. Khi vợ tôi, Melinda, và tôi lần đầu tiên đi xa, chúng tôi đã tận dụng ngay lợi thế này. Khi sử dụng thư điện tử, người ta cảm thấy mạnh dạn hơn, đỡ mắc cỡ hơn so với nói truyện trên điện thoại trực tiếp gặp nhau. Đây là một lợi thế hay là một vấn đề, tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Hãng Microsoft cung cấp hệ thống thư điện tử chẳng những trong nội bộ mà còn mở rộng để phục vụ cho các mục đích kinh doanh, cho giao tiếp giữa các cá nhân và giữa các thành phần trong xã hội.

Tôi dành ít ra là vài giờ mỗi ngày để đọc và trả lời thư điện tử do nhân viên trong nhân viên trong hãng, do khách hàng, và các đối tác trên toàn thế giới gởi tới. Bất cứ nhân viên nào trong hãng nào trong hãng đều có thể gửi thư điện tử cho tôi, và chỉ có tôi mới đọc được nó, và khi gửi thư điện tử cho tôi, người ta không phải e ngại gì về nghi thức lễ tân phiền phức.

Lẽ ra, tôi không phải tốn nhiều thời gian nếu địa chỉ thư điện tử của tôi không trở thành một địa chỉ bán công khai như hiện nay. Đúng là một cuốn sách gọi là Địa chỉ thư điện tử của những nhà giàu và nổi tiếng, trong đó có địa chỉ thư điện tử của tôi cũng như của Rush Limbaugh và thượng nghị sĩ Ted Kennedy. Khi John Seabrook viết một bài báo về tôi đăng trong tạp chí The New yorker, ông ấy đã thực hiện cuộc phọng vấn tôi chủ yếu qua dịch vụ thư điện tử. Đó là một cách hiệu quả để thực hiện các cuộc đàm thoại, và tôi rất thích bài đó khi nó được đăng, nhưng nó cũng nêu luôn địa chỉ thư điện tử của tôi vào đó.

Và kết quả là tôi nhận hàng khối thư, từ các sinh viên gởi đến để nhờ tôi làm giùm bài tập cho họ, tới những người gởi thư đến để xin tiền, cho đến những lá thư của một nhóm người quan tâm đến cá voi, không biết vì lý do gì mà địa chỉ thư điện tử của tôi lọt vào danh mục địa chỉ thư điện tử của họ. Địa chỉ của tôi cũng là mục tiêu của tất cả những lá thư thóa mạ hay thân tình của những người xa lạ và của cả những người khiêu khích từ báo chí (Nếu ông không trả lời vào ngày mai thì tôi sẽ viết một bài báo tường thuật lại câu truyện tình giữa ông và cô hầu bàn mạt hạng đó).

Chúng tôi còn có một địa chỉ thư điện tử đặc biệt tại công ty Microsoft, cho khách hàng đóng góp ý kiến về sản phẩm của chúng tôi, và cho các thông tin liên lạc chính đáng khác. Nhưng đại đa số các thư đó lại gửi tới địa chỉ của tôi, cho nên lại phải chuyển thư cho họ. Cũng có ba thư điện tử tương tự như nhau cứ liên tục gởi tới. Cái thứ nhất đe dạo rằng tôi đang gặp vận hạn nếu thư không được chuyển tiếp. Cái thứ hai đặc biệt nhấn mạnh rằng sự trừng phạt mà tôi phải chịu đựng là hoạt động tình dục của tôi sẽ bị tổn thương. Còn cái thứ ba gởi đi gởi lại suốt 6 năm trời, nói về một chất phụ gia đó cho một người đàn bà với giá cắt cổ, và vì vậy, người đàn bà đó đòi tôi phải phân phát chúng không thu tiền.