CHƯƠNG 14: Biến mình thành viên tướng hội thảo

Những nhà chiến lược trong quân đội đều biết rằng đa số những trận đánh đều đã phân định thắng bại trước cả khi nổ phát súng đầu tiên. Bên nào có quyền quyết định địa điểm, thời gian, cách tấn công thường đạt được ưu thế gần như tuyệt đối. Điều này cũng đúng với những cuộc hội thảo thành công. Biến cuộc hội thảo thành chiến trường của bạn và đề ra mục tiêu ngay từ đầu chính là cách biến sự ngẫu nhiên có mặt của bạn tại một cuộc hội thảo trở thành một sứ mệnh quan trọng.

Đừng đến hội thảo với tư cách một người tham dự bình thường; hãy biến mình thành một viên tướng hội thảo!

Hội thảo chỉ hữu dụng ở một điểm duy nhất. Dĩ nhiên không phải tôi muốn nói đến trà bánh lúc giải lao. Cũng không phải sự mở mang kiến thức kinh doanh với giá hơi đắt. Hội thảo là diễn đàn để bạn gặp gỡ những người cùng ý tưởng có thể giúp bạn đạt được mục đích hay sứ mệnh của mình. Trước khi quyết định có tham dự một hội thảo nào đó, tôi thỉnh thoảng áp dụng lối suy nghĩ ROI (lợi nhuận trên số tiền đầu tư) giản lược. Liệu lợi ích tôi nhận được từ những mối quan hệ mà tôi sẽ tạo dựng có ngang bằng hay cao hơn số tiền lệ phí và thời gian tôi phải bỏ ra để tham dự hội thảo này không? Nếu có, tôi sẽ tham dự. Nếu không, tôi bỏ qua. Đơn giản thế thôi. Cách này nghe có vẻ như quá thực dụng, nhưng thật sự nó rất hiệu quả.

Ngay sau khi chúng tôi bán YaYa, người chủ mới đưa ra một loạt những quy định mới về chi phí đi lại và tham dự hội thảo nhằm cắt giảm chi phí. Tôi nghĩ những quy định này về cơ bản không hợp lý tí nào.

Những người chủ mới nhìn nhận hội thảo như một dịp vô tích sự - những cơ hội để các nhà quản lý tự thưởng cho mình hơn là một cách để tạo ra thu nhập. Công ty mới này cho rằng chi phí để gửi người đi tham dự vài hội thảo mỗi năm là một chi phí không cần thiết đối với một công ty mới thành lập.

Tôi phản đối kịch liệt và hứa sẽ thuyết phục họ thay đổi quan điểm. Tôi ngồi xuống liệt kê con số thực tế các dự án mang lại doanh thu bắt nguồn từ những người tôi đã gặp tại hội thảo. Những người chủ đã thật sự ngạc nhiên khi tôi trình bày một bảng tính đầy những thương vụ thành công và cho thấy một phần lớn thu nhập của công ty có thể được quy về những hội thảo riêng biệt.

Thái độ không ủng hộ của họ đối với những cuộc gặp gỡ trong kinh doanh – và quan điểm này hoàn toàn không xa lạ đối với nhiều nhà quản lý – xuất phát từ quan điểm sai lầm phổ biến rằng hội thảo là nơi tìm kiếm kiến thức. Sai lầm. Kiến thức thực tế, hữu ích đa số đến từ kinh nghiệm, sách báo, và con người. Thảo luận bàn tròn hay diễn giả nổi tiếng có thể là những hoạt động thú vị, thậm chí khơi dậy sự sáng tạo của bạn, nhưng hiếm khi có thể truyền tải kiến thức thật sự.

Nhưng hội thảo là nơi tuyệt vời để mở rộng mối quan hệ và thỉnh thoảng còn có thể ký kết hợp đồng làm ăn. Tôi sẽ cho bạn một ví dụ về bán hàng. Trong mô hình bán hàng trước đây, khoảng 80 % thời gian của người bán hàng là dành cho gặp gỡ, tiếp xúc, trình bày, và cố gắng thuyết phục khách mua hàng. 20 % thời gian còn lại được dành cho việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Ngày nay, chúng ta tập trung chủ yếu vào việc bán mối quan hệ. Những người bán hàng giỏi – thậm chí cả những nhân viên giỏi và các ông chủ kinh doanh đủ loại – dành 80 % thời gian của họ để xây dựng mối quan hệ thân thiết với những đối tác. Bài trình bày Powerpoint có hay đến mấy cũng không thể cạnh tranh với sự đồng cảm và tin tưởng khi bạn đã tranh thủ được con tim và khối óc của đối phương.

Những người biết cách tận dụng ưu thế của hội thảo thường rất xông xáo tại các cuộc hội họp trong ngành kinh doanh của mình. Trong khi có người chỉ lẳng lặng ngồi ghi chép, hài lòng vì được dùng nước tinh khiết miễn phí, có những người thu xếp trước những cuộc gặp trực tiếp với từng người, tổ chức ăn tối, và nói chung là biến hội thảo thành cơ hội để tiếp xúc với những người có thể thay đổi cuộc đời của mình.

Nếu bạn nhận thấy những người kiểu này hơi khác thường so với đám đông bình thường, bạn nhận xét đúng đấy. Họ không phải là những người nghe theo những lời khuyên truyền thống theo kiểu “Đeo bảng tên”, “Niềm nở chào mọi người”, “Nhìn thẳng vào mặt người đối diện”, hay những kiểu cách khác khiến họ không thể nổi bật trong đám đông.

Và đúng như bạn nghĩ, người ta có cẩm nang giúp bạn tận dụng tối đa một buổi hội thảo. Bạn tôi, Paul Reddy, một nhà quản lý phần mềm, cho rằng có hai loại người tại hội thảo, một dạng là quả bóng bowling, một dạng là cây kim gút. Nếu bạn là quả bóng, bạn sẽ tiến vào (hay lăn vào) hội thảo, sự kiện, hay vào một tổ chức nào đó, và làm đổ tung mọi thứ. Với một chút can đảm và khéo léo, bạn sẽ tạo được một ấn tượng đẹp, tạo dựng được tình bạn, và đạt mục tiêu đặt ra trong chương trình của mình. Những chiếc kim gút chỉ ngồi lặng lẽ, chờ đợi một điều gì đó, hay bất cứ điều gì đó, sẽ diễn ra với bản thân.

Đừng nghĩ về cuộc hội thảo sắp tới như một dịp thư giãn trong công việc. Hãy xem đó là một cơ hội tuyệt vời để tiến tới hoàn thành sứ mệnh của mình. Sau đây là một số quy luật mà tôi luôn tuân thủ trong mọi sự kiện tôi tham dự:

Giúp ban tổ chức (hay tốt hơn, tham gia vào ban tổ chức)

Hội thảo là những cơn ác mộng trong công việc hậu cần. Có hàng ngàn thứ khác nhau cần phải được chú ý để bảo đảm hội thảo thành công. Chính sự rắc rối này là cơ hội cho bạn tham gia và đề nghị được giúp đỡ - và tự nhiên trở thành người trong cuộc.

Một khi đã là người trong cuộc, bạn có thể nắm được ai sẽ tham dự và đâu là điểm chính của chương trình. Và chắc chắn bạn sẽ có mặt tại những buổi ăn tối hay tiệc cocktail không công bố cho công chúng được tổ chức cho những người có trách nhiệm trong hội thảo.

Nhưng làm thế nào để có cơ hội tham gia như người trong cuộc? Thật ra cũng không khó lắm đâu. Đầu tiên, hãy xem qua những tài liệu về sự kiện này, xem qua trang web của nó, và tìm người chịu trách nhiệm chính lo công việc tổ chức cho hội thảo này. Gọi điện thử xem. Người chịu trách nhiệm chính cho những sự kiện này thường phải làm việc quá sức và rất căng thẳng. Tôi thường gọi cho những người này khoảng vài tháng trước khi hội thảo diễn ra và nói: “Tôi rất muốn được tham dự vào hội thảo mà anh sắp tổ chức. Tôi muốn giúp đỡ đưa hội thảo lần này thành một sự kiện khó quên, và tôi sẵn sàng đóng góp nguồn lực của mình – cho dù đó là thời gian, sự sáng tạo, hay các mối liên hệ - để mang đến thành công cho sự kiện năm nay. Anh nghĩ tôi có thể giúp được gì không?”

Tôi cam đoan với bạn rằng anh chàng này sẽ ngạc nhiên đến sung sướng. Tôi nói thế vì tôi đã từng phải chịu trách nhiệm cho những sự kiện căng thẳng tương tự khi tôi còn làm Giám đốc tiếp thị tại Deloitte.

Công ty tư vấn Deloitte lúc đó đang làm việc với Michael Hammer để phát triển một quy trình tái cấu trúc hiệu quả. Chúng tôi cho rằng tổ chức một buổi hội thảo là một cách hay để chính thức giới thiệu sự hợp tác với Michael cho thị trường, củng cố thương hiệu, và thuyết phục thêm một số khách hàng. Vì vậy chúng tôi đề nghị tổ chức một buổi hội thảo do hai bên Doloitte và Michael Hammer đồng chủ trì. Chúng tôi sẽ mang đến hội thảo những chuyên gia hàng đầu trong ngành và những tình huống cụ thể, và Michael sẽ mang đến kiến thức chuyên môn về tái cấu trúc cũng như kinh nghiệm điều khiển một buổi hội thảo tầm cỡ quốc tế.

Đó là cơ hội cho biết nội tình cách điều hành một buổi hội thảo thành công và dĩ nhiên là được làm quen thân thiết với Mike. Nhờ vậy tôi thấu hiểu được tầm quan trọng của việc biết trước ai sẽ tham gia trong chương trình; tại sao chọn lựa diễn giả này mà không phải là diễn giả kia; và đâu là diễn đàn tốt nhất để tạo dựng mối quan hệ.

Ngay từ đầu, quan điểm của chúng tôi là phải có phương pháp để giải quyết những rắc rối thường gặp của một buổi hội thảo. Một hệ thống theo dõi được thiết lập để ghi nhận tiến trình hàng ngày của chúng tôi so với mục tiêu chúng tôi tự đặt ra cho mình. Mỗi nhà quản lý trong Deloitte có mục tiêu phải gặp hai người họ được chỉ định trong số những người khách mà chúng tôi biết sẽ đến tham gia hội thảo. Trong hai người này sẽ có một người là mục tiêu chính – người mà chúng tôi thật sự mong muốn thuyết phục trở thành khách hàng của mình. Người kia là một người mà chúng tôi cho rằng Deloitte sẽ được lợi nếu biết họ, ví dụ như một thành viên trong ngành truyền thông. Mục tiêu cơ bản vẫn là gặp gỡ mọi người.

Nhờ chúng tôi biết trước ai sẽ đến tham dự, mỗi nhà quản lý được giao một bảng lý lịch tóm tắt chừng một trang về nhân vật họ chịu trách nhiệm, trong đó cho biết họ là ai, làm gì, đạt những thành tích gì, thú vui của họ là gì, những khó khăn mà công ty họ đang phải đối mặt và những vấn đề Deloitte có khả năng giải quyết. Những thông tin này đã đủ giúp tạo nên một cuộc trao đổi thật sự khi các thành viên công ty tiếp xúc với người cần gặp.

Chúng tôi cũng giao cho các nhà quản lý một danh sách những gợi ý làm thế nào để tìm ra mục tiêu của mình và phải nói gì khi gặp được họ. Vào cuối mỗi ngày, các nhà quản lý sẽ báo cáo về những người mình đã gặp, ở đâu, kết quả thế nào. Nếu có người nào cảm thấy khó khăn khi tiếp xúc với đối tượng của mình, chúng tôi lên chiến lược cho ngày hôm sau, bảo đảm hai người này được sắp ngồi chung bàn vào tối hôm sau, hoặc tôi đích thân đứng ra giới thiệu, hoặc chúng tôi đề nghị Mike đến giới thiệu trong một số trường hợp.

Tôi đã vô tình tạo ra một đội ngũ những viên tướng hội thảo, được chuẩn bị thông tin chu đáo về những nhân vật họ sẽ gặp gỡ, trong trường hợp nào, và tại đâu. Kết quả thật bất ngờ. Hội thảo đông nghẹt người. Nhờ vậy Deloitte nhận được những hợp đồng tư vấn nhiều nhất từ trước đến giờ. Từ đó chúng tôi đã hoàn thiện kĩ năng thành một nghệ thuật tại Ferrazzi Greenlight, và chúng tôi không chỉ hướng dẫn cho các công ty tận dụng khai thác hội thảo, mà chính các công ty tổ chức hội thảo lớn cũng tìm đến chúng tôi để giúp họ thiết kế những buổi hội thảo lớn mang lại kết quả xứng đáng cho tất cả các đối tác tham gia trong hội thảo, không kể đó là công ty hay cá nhân những người tham dự.

Điểm mấu chốt là phải dành công sức để đem thành công đến cho hội thảo từ quan điểm của tất cả mọi người. Tại hội thảo Hammer, tất cả những người tham gia, và hầu như tất cả các thành viên trong hội đồng quản trị, đều ngạc nhiên trước khối lượng công việc họ làm được. Mọi thứ đã sẵn sàng để tạo cơ hội mở rộng mạng lưới.

Dĩ nhiên Michael Hammer là một diễn giả tuyệt với, đúng như danh tiếng của ông, và chúng tôi đã học được rất nhiều từ ông về mặt nội dung. Nhưng thành công của mọi người chính là tổ chức được một hội thảo theo đúng ý nghĩa của nó: một buổi tụ họp thân mật của những người làm cùng ngành, cùng quan điểm, trong một không khí phù hợp để tạo dựng các mối quan hệ có lợi về lâu dài.

Lắng nghe. Hay tốt hơn, hãy lên tiếng

Bạn có phải là một trong những người cho rằng trở thành diễn giả là một công việc vĩ đại? Điều này đúng đối với nhiều người. Nhưng theo tôi việc này không đến mức quá khó như bạn nghĩ, và tầm quan trọng của nó lại lớn hơn nhiều so với sự tưởng tượng của bạn.

Nhiều người sợ đến phát khiếp nếu phải nói chuyện trước công chúng khoảng mười lăm phút về công việc họ đang làm, ngay cả khi “công chúng” nhìn chung là những người rất ủng hộ (như gia đình hay bạn bè!)

Bạn hãy bình tĩnh đi. Thứ nhất, bạn phải biết rằng đứng lên phát biểu là cách đơn giản nhất và hiệu quả nhất để bạn tự giới thiệu, nhắc nhở về bản thân, công việc, hay ý kiến của mình, và thật ra bạn không phải là Tony Robbins mới thu hút được một nhóm người sẵn sàng lắng nghe bạn.

Mỗi ngày có bao nhiêu người phải đứng nói trước công chúng? Con số sẽ làm bạn kinh ngạc. Mỗi một ngày bình thường thế này có đến hàng ngàn diễn đàn hay sự kiện diễn ra, phục vụ bất cứ lý do nào bạn có thể nghĩ ra. Những diễn đàn này đều cần một nhân vật thu hút để nói một vài câu gì đó thú vị hay hữu ích cho các khách mời. Đáng buồn là nhiều diễn giả không làm tròn vai trò này.

Nếu bạn cho là những người đem đến những điều hữu ích phải là người đứng đầu trong ngành, bạn đã thật sự sai lầm. Nếu vậy làm thế nào bạn thu thập kinh nghiệm?

Lấy ví dụ ở Toastmasters International, họ tạo ra một diễn đàn để giúp bạn nâng cao kĩ năng nói chuyện trước công chúng. Họ có hơn 8.000 câu lạc bộ tổ chức gặp gỡ hàng tuần theo những nhóm từ 30 – 40 người, và góp phần đào tạo rất nhiều diễn giả cũng như tập hợp rất nhiều bài nói. Nhìn rộng hơn, mạng lưới các diễn giả toàn quốc lớn khủng khiếp. Hội các nhà quản lý Mỹ (American Society of Association Executives, ASAE) cho biết ngành công nghiệp hội họp là một thị trường khoảng 83 tỉ đôla, trong đó hơn 56 tỉ đôla được dành cho các hội nghị, hội thảo hàng năm. Với con số này, hội thảo – thật không thể tin được – là ngành công nghiệp đóng góp vào GDP lớn thứ 23 trong nước Mỹ. Qua đây tôi muốn nhấn mạnh là cơ hội được diễn thuyết xuất hiện ở khắp nơi, cho dù là có được trả thù lao hay không. Nói chuyện trước công chúng có thể mang lại niềm vui, mang lại lợi nhuận, và là một phương pháp tuyệt vời để tự giới thiệu bản thân – và làm quen với những người khác – tại các sự kiện. Rất nhiều cuộc nghiên cứu đã khẳng định rằng nếu bạn càng xuất hiện nhiều với tư cách người diễn thuyết, thì thu nhập của bạn ngày càng cao.

Khi bạn là người phát biểu tại cuộc hội thảo, bạn tự nhiên có một vị thế đặc biệt, và điều này giúp bạn dễ dàng tiếp xúc với mọi người hơn. Những người tham dự mong muốn được bạn chào đón và tiếp xúc với họ. Ngược lại, họ cũng dành cho bạn sự trân trọng mà họ không hẳn sẽ phân phát cho những người cùng ngồi trong số khán giả. Người ta ngay lập tức tin tưởng và ngưỡng mộ bạn khi thấy bạn đứng trên sân khấu (thật tình mà nói, bất cứ sân khấu nào cũng vậy).

Vậy làm thế nào để trở thành diễn giả tại các buổi hội thảo? Đầu tiên, bạn cần có một chủ đề để nói: Bạn cần nội dung (mà tôi sẽ đi sâu hơn trong một chương khác). Bạn cần biết cách xây dựng một câu chuyện về một chuyên đề nào đó mà bạn biết rõ. Thật ra, bạn có thể xây dựng nhiều câu chuyện khác nhau để phù hợp với những nhóm khán giả khác nhau (mà tôi cũng sẽ đề cập sau).

Nếu bạn đã hoàn thành bước một và quen biết với ban tổ chức, để xin được tham gia với tư cách diễn giả cũng không quá khó. Trong thời gian đầu, tốt nhất nên bắt đầu với quy mô nhỏ. Tôi sẽ đưa ra một ví dụ để làm rõ. Tôi có một người bạn mới vừa nghỉ việc tại một công ty lớn để ra làm dịch vụ tư vấn riêng. Anh ta cần phải tạo dựng danh tiếng là chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng thương hiệu, và mặc dù anh ta rất sợ phải nói chuyện trước công chúng, anh ta hiểu đây là cách tốt nhất để tạo mối liên hệ với những khách hàng tiềm năng và truyền tải thông điệp về mình. Anh ta bắt đầu từ từ, làm quen với ban tổ chức của những sự kiện quy mô nhỏ, trong địa phương của mình, và trong những ngành cụ thể. Anh ta xin phép ban tổ chức, để bù lại cho công sức anh bỏ ra giúp họ, cho anh một khoảng thời gian trước khi kết thúc sự kiện để anh có cơ hội phát biểu trước một nhóm khán giả mà tự anh tập hợp được.

Thoạt đầu, tên anh thậm chí còn không được nhắc đến trong lịch trình làm việc của buổi hội thảo. Anh phải tiếp xúc từng người trong suốt buổi hội thảo và nói riêng với họ rằng anh sẽ tổ chức một buổi tụ họp thân mật những người cùng quan tâm đến vấn đề xây dựng thương hiệu. Không khí thân mật giúp anh phát biểu mà không bị áp lực của một nhóm khán giả quá lớn, đồng thời anh cũng được những người tham dự góp ý chân tình. Dần dần, nơi tổ chức buổi nói chuyện của anh ngày càng phải nới rộng ra, bài nói của anh được hiệu chỉnh một cách phù hợp, và nhóm khán giả cũng chuyển từ thân mật sang khủng bố - nhưng lúc này anh đã vượt qua giai đoạn sợ hãi rồi.

Còn nếu bạn đến tham dự hội thảo nhưng không phải là diễn giả thì sao? Bạn vẫn còn nhiều cơ hội để xuất hiện nổi bật. Nên nhớ, bạn không đến hội thảo để học hỏi cái mới – bạn đến đây để gặp gỡ người khác và để cho người khác tìm gặp mình và nhớ đến mình.

Khi kết thúc mỗi bài phát biểu đến phần đặt câu hỏi, cố gắng là người đầu tiên giơ tay đặt câu hỏi. Một câu hỏi hay, có ý nghĩa chính là một cơ hội thể hiện mình với khán giả. Nên nhớ phải tự giới thiệu mình, nói cho người ta biết bạn đang làm việc ở công ty nào, chức vụ của bạn là gì, và sau đó đưa ra câu hỏi khiến cả cử tọa phải xì xào bàn luận. Tốt nhất là câu hỏi phải liên quan đến chuyên môn của bạn để sau này bạn có cái mà nếu có ai đó tìm đến bạn và nói: “Câu hỏi ban nãy của bạn hay quá.”

Chiến tranh du kích: Tổ chức một hội thảo trong buổi hội thảo

Những viên tướng thực thụ sẽ không bó tay trước bản lịch trình được trao tại lúc đăng ký. Ai bảo bạn không thể tổ chức bữa tiệc tối riêng của bạn tại hội thảo, hay không được đề xuất một cuộc hội thảo thân mật về một đề tài nào đó mà bạn quan tâm?

Các bữa tiệc tối thường là một buổi hỗn loạn. Người ta không tập trung chú ý vào một điểm nào nhất định; mọi người luôn cố nói thật to để át tiếng ồn, cố thể hiện mình là người lịch sự, và cố làm quen với cùng lúc mười người khác nhau, cố lắng nghe cho rõ bài phát biểu, và cố ăn lấy một ít thức ăn, và tất cả diễn ra cùng lúc. Đây không phải là một khung cảnh lý tưởng để trao đổi nghiêm túc.

Gặp những trường hợp này, tôi thường có ý định bỏ về phòng riêng, gọi thức ăn mang lên phòng, và ngồi cả đêm bên máy tính. Nhưng thật ra như vậy là bạn đã bỏ qua một dịp may hiếm có.

Cách hay hơn là bạn hãy trưng dụng những thời gian vô bổ này và tổ chức một bữa tối của riêng bạn.

Tôi thích được làm như thế ít nhất một lần tại hầu hết các buổi hội thảo. Trước khi vào hội thảo, tôi thường đi dạo một vòng tìm một nhà hàng phù hợp gần đó và gửi thư mời tham dự một bữa ăn tối dành riêng cho khách mời mà tôi sẽ chủ trì cùng với chương trình thảo luận. Bạn có thể làm việc này bất ngờ trong ngày diễn ra hội thảo hoặc bạn có thể gửi thư đi trước đó. Một cách làm hữu hiệu là tôi gửi bản fax đến khách sạn (hầu hết các hội thảo đều có đặt sẵn một khách sạn dành cho các khách VIP ở) để khi khách đến là nhận được ngay thư mời tham gự bữa ăn tối hay tiệc cocktail nhẹ vào đêm trước khi hội thảo diễn ra. Thử tưởng tượng thuận lợi của bạn: không có thư ký để kiểm duyệt thông tin. Thông thường những nhân vật này chưa có kế hoạch gì khi mới đến, mà nếu giả sử họ đã có kế hoạch riêng, bạn vẫn tạo được ấn tượng đối với họ khi bạn giới thiệu bản thân trong buổi hội thảo, và tôi xin cam đoan với bạn rằng họ rất cảm kích trước thái độ của bạn dành cho họ. Nếu người chịu trách nhiệm trình bày trong bữa ăn thật sự là một người rất thú vị, tôi sẽ tổ chức tiệc riêng của mình thành một buổi tụ họp trước hoặc sau bữa ăn.

Thông thường, tạo diễn đàn riêng cho mình là cách tốt nhất để đảm bảo rằng những người bạn muốn gặp sẽ tụ họp lại cùng một chỗ trong cùng một thời điểm. Tốt hơn nữa là bạn nên mời một số diễn giả cùng tham gia vào bữa tiệc, giúp bạn tạo một sự kiện toàn nhân vật ngôi sao. Nên nhớ, ngay cả một người vô danh cũng có thể trở thành ngôi sao nhỏ nếu họ có phát biểu tại hội thảo.

Năm nào tôi cũng áp dụng phương pháp này tại Tuần lễ Renaissance, một cuộc tụ tập cuối tuần diễn ra hàng năm tại New York dành cho các chính trị gia, thương gia, và những nhà chuyên môn khác. Tôi gửi thư mời vui nhộn đến một số người hỏi họ có muốn chơi trò “trốn học” và trốn khỏi bữa ăn tối chính thức để đến một nhà hàng xinh xắn khác hay không. Tại Tuần lễ Renaissance, họ thậm chí còn để dành một buổi tối để bạn được tự do trốn đi đúng như lời mời này. Cách làm này hiệu quả nhất đối với những hội thảo kéo dài ba ngày. Giống như hồi còn đi học, ai cũng muốn trốn khỏi trường vậy. Nếu hội thảo diễn ra gần nơi bạn ở, hãy mạnh dạn mời mọi người đến nhà mình để tiếp đãi ân cần, như tôi vẫn thường làm tại hội thảo Miken Institute Global Conference tại Los Angeles. Đây là một cuộc hội thảo thuộc vào nhóm hàng đầu tại Mỹ xét về mặt nội dung và khách mời tham dự. Mỗi năm tôi đều tổ chức ăn tối tại nhà vào đêm ngay trước buổi khai mạc hội thảo. Khách mời thường có khuynh hướng đến nơi sớm hơn một ngày, và rõ ràng một bữa tiệc tối thân mật ấm cúng sẽ thú vị hơn ăn tối một mình trong khách sạn.

Tiệc tối tuy vậy không phải là cách duy nhất để tổ chức hội thảo trong một hội thảo. Những cuộc hội thảo dài ngày thường có những lúc thư giãn bên ngoài – đánh golf, tổ chức tour, hay viếng thăm các địa danh lịch sử. Đa số những sự kiện này đều không được tổ chức chu đáo. Bạn có bao giờ đến viện bảo tàng cùng một đoàn bốn trăm người chưa? Bạn sẽ thấy mình giống một đàn bò bị lùa đi.

Chẳng có lý do gì bạn không thể chủ động thiết kế một tour riêng hay tổ chức đến một nơi ít người biết đến mà ban tổ chức đã bỏ qua. Tôi có một người đồng nghiệp cũ ở Starwood thường làm đúng như vậy tại các buổi hội thảo mùa đông. Bản thân anh là một người đam mê trượt tuyết, anh thường tìm hiểu những khu vực trượt tuyết đẹp nhất trong vùng – và thường là những triền dốc hơi khuất mà ít ai chịu bỏ công khám phá. Anh ta dễ dàng thuyết phục được vài tay trượt tuyết khác khi nhắc đến cơ hội khám phá những điều mới lạ.

Bạn càng năng động trong việc thể hiện vai trò “chủ nhà” của mình tại buổi hội thảo, bạn càng có nhiều cơ hội giúp mọi người tạo dựng mạng lưới, và bạn tất nhiên trở thành nhân vật quan trọng. Khi bạn gặp người mới tại một bữa tiệc tối hay một sự kiện nào đó, đừng chỉ đơn giản giới thiệu bản thân; hãy giới thiệu người bạn mới này với những người quen khác của bạn. Nếu những người bạn mới quen này không có vẻ tâm đầu ý hợp để nói chuyện ngay, bạn có thể đưa ra một số chi tiết của người này cho người kia. “Sergio là người chịu trách nhiệm xây dựng thương hiệu cho Coke trong thời hoàng kim. David, tôi nhớ là anh đang tìm người để gầy dựng lại thương hiệu cho công ty anh đúng không? Anh không tìm được ai tốt hơn Sergio đâu.”