Làm quen với nhân vật chính

Nếu bạn quen biết với nhân vật nổi tiếng nhất tại buổi hội thảo – người mà ai cũng biết và biết mọi người – bạn sẽ có cơ hội tham gia cùng họ gặp gỡ những nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo. Ban tổ chức, diễn giả, các CEO công ty danh tiếng, và các nhà chuyên môn tham gia sự kiện đều có thể được xem là những nhân vật chính.

Trước khi tham gia, hãy kiểm tra tên tuổi của những nhân vật uy tín và nổi danh này. Ghi nhớ tham gia các buổi nói chuyện của họ. Nhớ đến sớm một chút và tranh thủ đứng gần bàn đăng ký hay cửa ra vào. Chuẩn bị sẵn sàng để tự giới thiệu, hoặc đứng ngay sau lưng để có cơ hội nói chuyện ngắn gọn với họ.

Bạn nhớ phải nói chuyện với họ trước khi họ bước lên sân khấu. Thường thì ngay cả anh chàng vô danh tiểu tốt buổi sáng còn mút sữa chua thì sau khi diễn thuyết trên sân khấu cũng mang quanh mình một hào quang của người nổi tiếng. Tìm đến họ trước khi họ nổi danh thì bạn sẽ có xác suất làm quen với họ cao hơn. Hoặc bạn có thể hỏi nhà tổ chức (lúc này đã xem bạn như bạn thân rồi) chỉ cho nếu bạn thật sự chưa thấy mặt họ bao giờ.

Đóng vai trò kho thông tin

Một khi bạn đã tạo được cơ hội để gặp gỡ người mới, hãy biến mình thành một “kho thông tin” – vai trò quan trọng của một người biết quan hệ giỏi. Nhưng làm thế nào đây? Hãy sử dụng trí tưởng tượng nhiều hơn là chỉ học thuộc tờ quảng cáo về hội thảo. Xác định đâu là những thông tin mà mọi người mong muốn được biết, và chuẩn bị sẵn sàng. Thông tin có thể là những tin đồn trong ngành, những nhà hàng ngon nhất trong vùng, những bữa tiệc riêng, v.v… Hãy chia sẻ những thông tin chính yếu, hoặc chỉ cho mọi người cách tìm thông tin. Và dĩ nhiên vai trò này không chỉ kết thúc khi hội thảo chấm dứt. Khi bạn có trong tay nguồn tin hữu dụng, thế nào cũng có người tìm đến làm quen với bạn.

Chuyên nghiệp hóa nghề gặp gỡ nhanh

Gặp gỡ bất ngờ là vũ khí chính trong kho đạn của vị tướng hội thảo. Nói ngắn gọn, đây là hai phút ấn tượng mà có khi bạn “bất ngờ” gặp được người cần tìm. Mục tiêu của bạn là phải để lại cảm giác muốn được tiếp xúc lại trong một lần khác.

Gặp gỡ bất ngờ, cũng như bất cứ công việc nào, cũng có nhiều mức độ. Cuộc gặp hoàn hảo để lại cho cả hai cảm giác gọn và ý nghĩa. Tôi đặt tên cho nó là “cuộc gặp sâu”.

Cuộc gặp sâu thể hiện nỗ lực của đôi bên nhanh chóng làm quen, thu thập đủ thông tin cho cuộc gặp lần sau, và chuyển sang tìm đối tác mới. Bạn đã phải chi rất nhiều tiền để có cơ hội tham dự hội thảo này (trừ phi bạn cũng là diễn giả, thì thường miễn phí), và bạn muốn gặp được càng nhiều người càng tốt trong khoảng thời gian giới hạn này. Bạn hẳn không có ý định kết bạn tâm giao. Bạn chỉ cần tạo được ấn tượng và thu thập đủ thông tin để bảo đảm sẽ còn gặp lại nhau.

Để tạo được sự gắn kết giữa hai người đòi hỏi phải đạt đến mức độ thân tình nhất định. Trong vòng hai phút, bạn cần phải nhìn thẳng vào đôi mắt và trái tim của người đối diện, lắng nghe chăm chú, đặt những câu hỏi vượt ra khỏi phạm vi công việc, tiết lộ một ít thông tin về bản thân để họ thấy bạn có thể bị tổn thương (vâng, sự tổn thương là một yếu tố lây lan rất nhanh) trong lúc nói chuyện. Tất cả những điểm này phải kết hợp hoàn hảo với nhau để tạo được sự gắn kết chân thành.

Bạn sẽ kêu lên, làm thế nào được. À há, vậy mà tôi đã chứng kiến người ta làm được và tôi cũng đã làm được. Gặp gỡ sâu không phải chỉ là một mớ lý thuyết suông đâu.

Có một số người chỉ cần vài giây, đừng nói gì đến vài phút, để hình thành một cuộc gặp sâu. Cựu tổng thống Bill Clinton là một bậc thầy. Tôi đã từng chứng kiến từ một cự ly rất gần khi ông tiếp xúc với một hàng dài những người hâm mộ và ủng hộ (và đôi khi cả những đối thủ nữa). Với mỗi người, tổng thống Clinton đều đưa tay ra bắt. Thông thường ông sẽ bắt bằng hai tay hoặc nắm vào khuỷu tay của người đó để tạo được sự gần gũi ngay lập tức. Ông sẽ nhìn thẳng vào mắt người đối diện, và trong thoáng giây đó, đặt một vài câu hỏi riêng tư. Tôi đã từng nghe không biết bao nhiêu lần rất nhiều người sau những sự kiện như vậy đều nhận xét rằng thật tuyệt vời được làm trung tâm chú ý của tổng thống. Và thậm chí những người ủng hộ đảng Cộng hòa cũng đồng ý như thế.

Sự gắn kết sâu sắc này có được mà không cần đến Tổng thống phải chia sẻ ý kiến hay phát biểu về chính sách này kia. Mục tiêu của ông rõ ràng rất đơn giản nhưng cũng rất quyền lực. Tổng thống muốn bạn phải thích ông ấy (hay như cách nói nay đã nổi tiếng của ông, ông “cảm nhận” được những gì bạn muốn nói). Khi ông thể hiện trong những phút giây ngắn ngủi đó sự quan tâm và chia sẻ của mình, phản ứng tự nhiên của con người là đền đáp. Ông ấy đã hòa nhập hoàn toàn vào chương trình radio mà tất cả chúng ta đều lắng nghe WIIFM, là chữ viết tắt của “Tôi được lợi gì nào?” (What’s In It For Me). Tôi chưa bao giờ nghe ông Clinton yêu cầu người ta bầu cho mình hay nói về bản thân mình khi ông thực hiện những cuộc tiếp xúc thân mật, ngắn gọn này. Câu hỏi của ông bao giờ cũng xoay quanh người kia đang nghĩ gì, đang lo lắng về điều gì.

Nhiều người lầm tưởng rằng hội thảo là cơ hội để giới thiệu sản phẩm. Họ hối hả chạy từ phòng này sang phòng khác để cố gắng giới thiệu mình. Nhưng một vị tướng phải biết rằng cần phải làm cho người khác thích bạn trước. Buôn bán gì thì sẽ đến sau – bạn sẽ có nhiều cuộc thảo luận với nhau sau buổi hội thảo. Bây giờ là thời điểm để bắt đầu xây dựng niềm tin và mối quan hệ.

Nắm rõ mục tiêu

Giờ đây bạn đã sẵn sàng cho những cuộc gặp bất ngờ. Bạn chỉ cần có một đối tác để bất ngờ gặp nhau nữa mà thôi.

Khi đi tham dự hội thảo, tôi thường viết ra một danh sách khoảng ba hay bốn người mà tôi muốn gặp và gấp lại bỏ vào túi áo. Tôi đánh dấu x khi nào tôi đã gặp được họ. Bên cạnh tên, tôi ghi lại ngắn gọn những gì chúng tôi đã thảo luận và cách nào để liên lạc lần sau. Và bạn sẽ thấy là một khi bạn đã gặp và gắn kết với một ai đó, bạn sẽ còn gặp lại họ liên tục trong suốt buổi hội thảo.

Tuy nhiên, bạn không thể chỉ mong được may mắn gặp họ một cách tình cờ tại quầy thức uống hay trong giờ giải lao. Tôi thường yêu cầu ban tổ chức chỉ ra khu vực họ sẽ xuất hiện và tôi quan sát nơi họ ngồi. Đa số người tham dự có khuynh hướng ngồi cùng một chỗ trong suốt buổi hội thảo.

Ví dụ, Barry Diller là CEO công ty Inter Active Corp mà tôi rất muốn được gặp gỡ từ nhiều năm qua. Ông là một thần tượng trong ngành thương mại và truyền thông, có khả năng thiên phú để dự báo, trước hết thảy mọi người, những sáng kiến nào có thể mang lại lợi nhuận. Ông ấy là người biết đánh hơi mùi tiền.

Tôi nghiên cứu những buổi hội thảo và nhận thấy ông đã được mời phát biểu. Tôi truy ra thời gian và địa điểm và tiếp cận khu vực ông sẽ chuẩn bị để lên và xuống sân khấu. Tôi dành cho mình một vị trí mà bất cứ ai đi nganh qua nhất định sẽ phải chạm vào tôi.

Khi ông đi ngang, tôi đã buộc được ông phải chú ý. “Ông Diller, tên tôi là Keith Ferrazzi. Tôi làm Giám đốc Tiếp thị, chung với Barry Sternlicht tại Starwood. Ông ấy có lần đề cập là chúng ta nên gặp gỡ nhau vì vậy tôi nghĩ mình nên tự giới thiệu với ông trước. Tôi biết ông đang bận, nhưng ông nghĩ tôi có thể gọi cho văn phòng và sắp xếp một thời điểm thuận tiện để gặp gỡ khi ông bay về nhà được không? [Ngừng lại – và ông trả lời, “Được thôi, ông cứ gọi cho văn phòng tôi ở New York.”] “Thế thì tuyệt quá. Tôi muốn trình bày với ông một số ý tưởng có liên quan đến công việc kinh doanh của ông, nhưng tôi cũng rất ngưỡng mộ sự nghiệp và công việc tiên phong của ông từ lâu lắm rồi.” Vậy là nhiệm vụ đã hoàn thành. Tôi đã sử dụng quân bài lớn nhất và khó khăn nhất, đó là sếp của mình, cũng là một doanh nhân có tầm nhìn mà Diller kính trọng. Với những tên tuổi lớn như Diller, cuộc gặp có thể không được sâu như ý bạn muốn. Tuy nhiên, trong thời gian giới hạn tôi đã kịp tạo được niềm tin bằng cách nhắc đến một cái tên quen thuộc và đáng tin cậy, thể hiện một chút yếu đuối khi thừa nhận rằng mình ngưỡng mộ sự nghiệp của ông, và gợi ý cho ông thấy tôi có ý tưởng hay để trao đổi. Cuộc gặp này sau đó đã mang đến cho tôi một lời mời làm việc và nhiều lời giới thiệu trong nội bộ công ty để họ trở thành những khách hàng quan trọng của Ferrazzi Greenlight.

Đoạn intro (giới thiệu) của bạn có thể phải thay đổi tùy theo tình huống. Thông thường, bạn có sẵn từ hai đến ba câu mở đầu, chuẩn bị sẵn cho từng sự kiện, về những gì bạn có thể làm và muốn làm cho người đối diện.

Giải lao không phải là thời gian nghỉ

Giải lao chính là lúc thật sự bạn bắt tay vào việc tại các hội thảo.

Đảm bảo bạn chiếm được vị trí tốt. Bạn có để ý là khách đến nhà thường tụ tập trong nhà bếp hay tại một nơi tập trung mỗi khi bạn tổ chức tiệc tùng? Một nơi ấm cúng và ngay giữa thường trở thành trung tâm của buổi tiệc. Điều này cũng tương tự tại các cuộc họp bàn kinh doanh. Hãy xác định nơi mọi người sẽ tụ tập, hoặc ít nhất là cũng sẽ đi ngang qua, và chiếm cho mình một chỗ. Nơi này có thể là gần quầy thức ăn, thức uống, hay khu vực tiếp tân.

Bạn phải biết tận dụng tuyệt chiêu của mình trong những lúc như thế này. Tờ U.S News & World Report đã tiết lộ kĩ thuật thu hút chú ý của Henry Kissinger như sau: “Bước vào phòng. Bước sang phải. Nhìn quanh phòng. Quan sát những người có mặt. Bạn cần để cho mọi người nhìn thấy mình.”

Kissinger hiểu rằng người giao tiếp giỏi phải biết cách tạo ấn tượng đầu tiên khó phai. Họ nhìn một căn phòng đầy người giống như một sân thi đấu. Nên nhớ phải tỏ ra nghiêm trọng. Đừng coi thường tầm quan trọng của việc ăn mặc sang trọng tại những nơi bạn có thể bị nhận ra. Và bắt đầu tiếp xúc thôi.

Nhắc nhở

Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ liệu tôi có bị điên không, thì bây giờ bạn đã chắc chắn rồi đó. Tôi biết tôi đã nói bạn phải nhắc nhở, nhưng tôi vẫn lặp lại ở đây cho thấy tầm quan trọng của nó. Tôi nhắc lại một lần nữa: phải nhắc nhở. Sau đó, tiếp tục nhắc nhở. Và sau khi làm đủ hai bước, nên tiếp tục nhắc một lần nữa.

Tôi không thích để dành hôm sau vì như thế dễ bị lãng quên. Có ai trong số các bạn vẫn còn giữ những danh thiếp từ các sự kiện đã diễn ra cách đây nhiều tháng hay lâu hơn thế? Mỗi một danh thiếp như vậy là một cơ hội bị bỏ qua. Trong lúc diễn giả đang nói, tôi thường ngồi phía sau và viết email nhắc nhở gửi đến những người tôi mới vừa gặp trong giờ giải lao trước đó. Tất cả mọi người bạn đã gặp tại buổi hội thảo cần phải được nhận một email nhắc nhở họ về lời hứa sẽ gặp lại nhau. Tôi cũng thường gửi email đến diễn giả, ngay cả khi tôi không có dịp tiếp xúc với họ.

Đây là một ví dụ thực tế về email nhắc nhở mà tôi đã viết:

Chào Carla,

Wow, tôi nghĩ lúc đó thật vui. Tôi không hề nghĩ rằng tại buổi hội thảo của các Giám đốc Thông tin Forbes lại được uống tequila. Chúng ta chắc chắn phải ghi vào sổ để tham dự hàng năm. À, tôi cũng muốn bàn tiếp về chiến lược marketing của công ty bạn cũng như chiến lược trung thành Ferrazzi Greenlight mà chúng tôi đã thực hiện để áp dụng vào cho nhóm phụ nữ mà bạn đang hướng đến. Tuần này bạn có rảnh lúc nào không, hay bạn muốn gặp lúc khác?

Ngoài lề một chút, tôi chỉ muốn nói để bạn biết là tôi nghe ít nhất ba người khác nhau nhắc đến phần phát biểu của bạn và lời khen dành cho diễn giả đó. Chúc mừng nhé!

Thân,

Keith

Quan trọng là con người, không phải diễn giả

Có thể bạn đã phát hiện ra quy luật này rồi sau khi đọc qua những quy luật trên. Tôi thường không quan trọng hóa nội dung của buổi hội thảo. Tôi đọc khá nhiều. Tôi thường xuyên suy nghĩ về các chủ đề này và thảo luận với nhiều người. Khi tôi đến tham dự hội thảo, tôi thường đã biết khá rõ cốt lõi của vấn đề được trình bày.

Dĩ nhiên, đôi khi cũng có những ngoại lệ, như khi Michael Hammer nói về tái cấu trúc và khéo léo biến buổi nói chuyện thành một bài học cuộc sống cộng với sự độc diễn hài.

Nói cho cùng, hầu hết những bài phát biểu tại hội thảo đều là một giám đốc IBM hay Microsoft nào đó đứng lên kể về dự án hoàn thiện quy trình của họ. Ngay cả khi diễn giả là một người thú vị, thì quan điểm của tôi cũng không thay đổi: Tất cả đều quy về con người.

Tránh các dạng người này

Giấy dán tường: Bắt tay lợt lạt, kiếm chỗ đứng trong góc phòng, cư xử khiêm tốn – đây là những dấu hiệu cho thấy người này chỉ đến hội thảo để xem diễn giả mà thôi.

Người ôm chân: Người này hoàn toàn phụ thuộc vào người khác và cho rằng người đầu tiên họ gặp chính là cứu tinh của họ. Họ đi như hình với bóng với vị cứu tinh này suốt cả hội thảo để tránh cảm giác sợ hãi. Bạn đã đóng rất nhiều tiền cho buổi hội thảo này và cần phải tranh thủ gặp càng nhiều người càng tốt. Hãy tìm cách gặp gỡ nhanh. Bạn có cả một quãng đời còn lại để xây dựng mối quan hệ với họ. Tìm cách nhắc nhở ngay sau buổi hội thảo càng nhiều càng tốt.

Kẻ săn đuổi ngôi sao: dạng người này hướng toàn bộ công sức của mình vào việc tìm gặp nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo. Vấn đề là, nếu người họ muốn tìm gặp thật sự là nhân vật quan trọng nhất tại hội thảo, người đó luôn trong trạng thái cảnh giác, thậm chí họ có thể được bảo vệ theo đúng nghĩa đen của từ này. Tôi có một người bạn trẻ gần đây đi xem Vua Jordan nói chuyện và trở về hoàn toàn bị mê hoặc. Anh ta mất hơn một giờ đồng hồ xếp hàng cùng với khoảng năm trăm người khác để được bắt tay nhà vua. Tôi hỏi anh ta: “Vậy chính xác thì anh có được lợi gì không?”

“Tôi có thể khoe là tôi đã gặp nhà vua,” anh ta trả lời một cách rụt rè. Tôi nói với anh ta rằng trong phòng này hôm đó có ít nhất hàng chục nhân vật cấp cao hay thành viên nội các của nhà vua mà không ai biết hay muốn biết. Chẳng phải tốt hơn nếu anh ta bắt chuyện với mấy người này, thay vì chỉ là một cái bắt tay với người mà không bao giờ nhớ đến anh ta sau cái bắt tay đó. Đáng lẽ anh ta đã có thể tạo được một mối quan hệ. Thay vào đó, anh ta nhận được một tấm hình bắt tay.

Kẻ láo liên xun xoe: Láo liên xun xoe không giúp bạn tạo ấn tượng tốt. Hãy noi gương Bill Clinton. Nếu bạn chỉ có được ba mươi giây với một người, hãy thể hiện sự chân thành giản dị. Không có gì vượt qua được cách này để tạo ấn tượng tốt.

Người chuyên phân phát/ sưu tầm danh thiếp: Dạng người này cố phân phát danh thiếp của mình như thể mặt sau nó có ghi phương pháp chữa trị ung thư. Thật tình mà nói tôi thấy người ta đề cao quá mức danh thiếp. Nếu bạn tập trung gặp gỡ sâu, nhận được một lời hứa sẽ tiếp tục thảo luận, thì mảnh giấy này chẳng cần thiết nữa. Dạng người này hả hê với số người anh ta đã “gặp mặt”. Trên thực tế, anh ta không làm được gì ngoài sưu tập một quyển danh bạ điện thoại với tên và số điện thoại không thể tiếp cận được.